Wiele instytucji wymaga materiału video, aby udokumentować realizację projektu. Dobór sprzętu jest równie ważny, jak scenariusz filmu. W fazie projektowania działań należy uwzględnić wideofilmowanie tak, aby uzyskać optymalną ilość materiału. Pamiętać należy, że część ujęć filmowych będzie niskiej jakości. Potrzebny jest kontakt i ustalenia z operatorem kamery. Musi być on poinformowany o harmonogramie zajęć. Dopasowanie logistyki i transport sprzętu spowoduje, że wideofilmowanie nie będzie przeszkadzało uczestnikom projektu. Poza pracą filmowców potrzebne jest zebranie oświadczeń pisemnych osób występujący na publikacje wizerunku.